Tietosuojaseloste 25.5.2018, päivitetty 14.3.2026.
Tiivistetty tietosuojaseloste EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukaisesti. Pidempi versio luettavissa Kotivastaanotolla.
1. Rekisterinpitäjät ja rekisteriasioista vastaavat henkilöt
F-Type, Annika PelIinen
O4O 83O 93 84 info(at)kotivastaanotto.com
JL-Point, Jari PelIinen
O46 943 9596 info(at)kotivastaanotto.com
2. Rekisterin nimi
-F-Typen asiakasrekisteri, potilastietorekisteri.
-JL-Pointin asiakasrekisteri, potilastietorekisteri.
-Kotivastaanoton (F-Type & JL-Point) asiakasrekisteri (nettiajanvaraus), asiakasrekisteri (lahjakorttitilaukset).
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilö- ja potilastietoja käsitellään potilassuhteen hoitamiseksi, lahjakorttitilauksen käsittelyssä, laskutuksessa sekä markkinoinnissa (erillisellä asiakkaan suostumuksella).
4. Rekisterin tietosisältö
Potilastietorekisteriin kerätään asiakkaan nimi, henkilötunnus yksilöintitarkoitukseen, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Tarpeen mukaan tietoihin merkitään huoltajan/yhteyshenkilön nimi ja yhteystiedot. Lisäksi rekisteri sisältää muita lakisääteisiä (asiakastietolaki 703/2023) tietoja hoitokäynnistä, hoitosuunnitelman, fysioterapialähetteeseen ja/tai -maksusitoumukseen liittyvät yksilöintitiedot sekä koosteet asiakkaan toimittamista potilastiedoista (esim. kuvantamistutkimuslausunnot, lääkärin lausunnot). Tietoja käsitellään pääasiassa paperisessa muodossa. Tietoja ei tallenneta tietokoneelle, muistitikulle tai pilvipalvelimelle.
Nettiajanvarauksen asiakasrekisteriin kerätään asiakkaan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite yhteydenottojen mahdollistamiseksi. Asiakasrekisteriä säilytetään Nettiaika.fi -palveluntarjoajan palvelimella SSL- ja salasanasuojauksen takana. Lahjakorttitilauksista ylläpidettyyn rekisteriin kerätään laskutusta varten tarvittavat tiedot eli tilaajan nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Rekisteriä säilytetään WordPress.com -palveluntarjoajan palvelimella SSL- ja salasanasuojauksen takana siihen asti, kunnes lahjakorttitilaus on maksettu.
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerättävät tiedot ovat peräisin asiakkaalta. Joissakin tapauksissa tietoa saadaan asiakkaan huoltajalta, fysioterapiaan lähettävältä taholta tai maksusitoumuksen antaneelta taholta. Asiakkaan suostumuksella tietoa voidaan kerätä myös muilta asiakasta hoitaneilta tahoilta.
6. Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Asiakasta koskevia tietoja luovutetaan vain asiakkaan erillisellä kirjallisella suostumuksella. Tietoja voidaan luovuttaa fysioterapialähetteen ja/tai maksusitoumuksen antaneelle taholle. Muissa tapauksissa henkilötietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa.
7. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
a) Manuaalinen aineisto
Kaikki tiedot ovat luottamuksellisia ja salassapidettäviä. Paperiset potilasasiakirjat säilytetään lukitussa kaapissa, johon on pääsy ainoastaan rekisterinpitäjillä. Potilasasiakirjoja käsittelevät vain asiakkaan hoitoon osallistuvat henkilöt.
b) Sähköisesti käsiteltävät tiedot
Aineistoa voidaan kirjoittaa salasana- ja virussuojatun tietokoneen tekstinkäsittelyohjelmalla. Tiedot tulostetaan kirjoittamisen jälkeen välittömästi ja talletetaan paperiseen potilasarkistoon. Nettiajanvaraukseen ja verkkosivujen lahjakorttitilauslomakkeelle annetut yhteystiedot on suojattu SSL-suojauksella palveluntarjoajan toimesta.
9. Tarkastusoikeus
Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakasrekisteriin talletetut tiedot (asiakastietolaki, GDPR). Tarkastuspyyntö toimitetaan hoidosta vastuulliselle rekisterinpitäjälle kirjallisena, esimerkiksi tietosuojavaltuutetun www-sivuilta saatavalla lomakkeella. Tarkistamme henkilöllisyyden ennen tietojen luovuttamista tarkastettavaksi.
10. Tietojen korjaaminen
Oikaisua tulee pyytää kirjallisesti ja pyynnössä tulee käydä ilmi perustellusti ne tiedot, joita vaaditaan korjattavaksi. Tietoja ei korjata asiakkaan vaatimuksen mukaisesti, jos tieto on tarpeellinen hoidon kannalta arvioituna ja sen tallentaminen perustuu lakiin.
11. Muut mahdolliset oikeudet
EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) mukainen informointi. Henkilötiedot tallennetaan F-Typen ja/tai JL-Pointin ylläpitämään rekisteriin. Henkilötiedot ovat luottamuksellisia ja salassapidettäviä. Niiden luovutus tapahtuu ainoastaan lakiin perustuen tai asiakkaan luvalla. Tietoja käsitellään vain hoitosuhteeseen, laskutukseen tai markkinointiin (erillisellä luvalla) liittyen. Asiakkaalla on oikeus tarkistaa henkilökohtaiset rekisteriin tallennetut tietonsa.